Die Vereinssoftware wurde von tuesday.sport entwickelt, einer 100%igen Tochtergesellschaft des Bayerischen Landes-Sportverbands (BLSV). Die Software „verein360" ist cloudbasiert und modular aufgebaut. Das bedeutet, es gibt ein Grundmodul „verein360 Manager“ und Erweiterungsmodule, deren Umfang stetig zunimmt. Zum Start ab Januar 2024 kann zusätzlich zum kostenlosen Grundmodul „verein360 Manager“ das Modul „verein360 Beitragsmanagement“ erworben werden.
Was kann die Software „verein360 Manager“?
„verein360 Manager“ hat das Ziel, den Verein in seiner Struktur digital abzubilden und zu managen:
- Abteilungsmanagement - Bilden Sie Ihre Abteilungen exakt ab und berechtigen Sie Abteilungsleiter*innen dazu, ihre Abteilungen aktuell zu halten.
- Teammanagement - Legen Sie die Teams des Vereins digital an und behalten Sie stets den Überblick über die Teammitglieder.
- Funktionsmanagement - Passen Sie die Funktionen nach Ihren Bedürfnissen an und weisen Sie entsprechende Personen zu.
- Mitgliedermanagement mit Datenimport und -export - Hinterlegen Sie die vereinsinterne Mitgliedsnummer und nutzen Sie das Notizfeld, importieren und exportieren Sie die erweiterten Mitgliedsdaten. Ermöglichen Sie Ihren Mitgliedern außerdem sich selbst zu registrieren, um die eigenen Kontaktdaten aktuell zu halten.
Was bedeutet das im Detail?
Die organisatorische Ebene kann im Bereich Hauptverein (also der Vorstand, Mitarbeitende, Abteilungsleiter*innen, Trainer*innen) namentlich mit Accounts abgebildet werden (Funktionsmanagement, Teammanagement). Hierbei ist ein Rollen- und Rechte-System hinterlegt, das es bestimmten Personen ermöglicht, Daten einzugeben, zu verändern oder nur zu lesen bzw. nur einige Bereiche einzusehen. Dabei kann jede voreingestellte Position individuell durch den Nutzenden angepasst werden.
Des Weiteren kann der Nutzende die organisatorische Ebene im Bereich der Abteilungen darstellen (Abteilungsmanagement). Hier können neben den klassischen Bezeichnungen der Sportarten (z.B. Handball, Hockey, Schwimmen etc.) auch weitere sinnvolle Unterteilungen vorgenommen werden, wie zum Beispiel in einem Einspartenverein "Jugendabteilung" und "Erwachsenenabteilung".
Die praktische Ebene, also die Mitglieder, können manuell als auch über eine Import/Export-Funktion (Excel-Liste) als ganzer Datensatz importiert werden (Mitgliedermanagement). Das ist vor allem für den Einstieg wichtig, wenn viele Mitglieder auf einmal importiert werden sollen. Später greift man dann bei Mitgliedsanträgen auf die manuelle Eingabe zurück.
Wo bekomme ich weitere Informationen?
Es wird aktuell ein Informationsportal aufgebaut, eine spezielle Website (auch Landingpage genannt), die sämtliche Informationen zu „verein360 Manager“ und den Zusatzmodulen − zunächst das „Beitragsmanagement“ − zur Verfügung stellen wird. Alle genauen Spezifikationen und Möglichkeiten der Software werden dort im Detail vorgestellt: Umfangreich mit Hilfe von Texten, Bildern und Videos, damit sich alle Vereine ein möglichst präzises Bild machen können.
Sobald diese Seite fertig ist, wird hier ein Link eingefügt.
Zusätzlich können Sie sich in folgenden Ausgaben unseres Verbandsmagazins weiter über das Thema informieren:
Wie kann ich mich anmelden?
Interessierte Vereine können sich anhand einer Checkliste vorbereiten, dann folgt die Anmeldung über das Informationsportal (die Landingpage). Anhand der Checkliste kann man erkennen, welche Möglichkeiten die cloudbasierte Software bietet und welche Voraussetzungen der Verein erfüllen sollte. Außerdem wird ein Überblick darüber gegeben, welche zentralen Aktionen für eine erfolgreiche Implementierung nötig sind. Die Einführung einer neuen Software ist ein komplexer Veränderungsprozess, in dem Mitarbeitende und Mitglieder mitgenommen werden müssen. Wir raten beispielsweise an, eine zuständige Ansprechperson im Verein zu benennen, die Einführung der neuen Vereinssoftware im Verein gut zu kommunizieren und auch weitere Vereinsmitglieder zu involvieren.
Sobald die Bestellung über die Landingpage möglich ist, werden wir es hier veröffentlichen.
Gibt es Schulungsunterlagen?
Es werden aktuell sämtliche Schulungsunterlagen für „verein360 Manager“ und das „Beitragsmanagement“ vorbereitet. Es wird sowohl eine Anleitung in Form von Videos als auch in schriftlicher Form für die unterschiedlichen Funktionen geben. Somit wird jedem Mitgliedsverein, der die Software nutzen möchte, ein umfangreiches Portfolio an Unterlagen zur Verfügung gestellt.
Wird es weitere Unterstützung bei der Einführung geben?
Wir möchten unseren Mitgliedsvereinen maximale Unterstützung anbieten, daher bauen wir speziell für die Vereinssoftware ein Support-Team auf:
Die Service Unit Vereinssoftware.
Die neuen Mitarbeiter*innen sind die erste Anlaufstelle für Anfragen, der sogenannte First-Level-Support. Dieser Service wird dann via Ticketsystem, per E-Mail und telefonisch erreichbar sein.
Ein Ticketsystem ist eine Managementsoftware, um ihre Anfragen und Aufträge besser zu organisieren. Für jede Anfrage wird ein „Ticket“ mit allen zugehörigen Informationen erzeugt. Dies ermöglicht eine effizientere und schnellere Abarbeitung.
Als einfachste Möglichkeit streben wir an, dass direkt in „verein360 Manager“ über ein Hilfefenster eine Anfrage gesendet werden kann. Die Service Unit konzentriert sich dann auf die Fehlerdiagnose und stellt die notwendigen Lösungsansätze zur Verfügung. Sollte es sich um ein technisches Problem handeln, dass sie nicht lösen können, wird die Anfrage an den Second-Level-Support weitergegeben. Unsere Service Unit Vereinssoftware ist auch für die laufende Überarbeitung der Materialien mitverantwortlich und übernimmt die Schulungen der Vereine. Das Service-Team steht den Vereinen somit in allen Angelegenheiten rund um die Software mit Rat und Tat zur Seite.
Sportland S-H
Projekt-Partner
